Решението на HDS

HDS е лидерът в България в архивирането и съхранение на документи. Ние работим с най големите български и международни компании във всички сфери на икономиката : банки и финансови институции, застрахователни дружества, телекомуникации, фармацефтика, одиторски и счетоводни компании и други.

Сертифицирани и одитирани ежегодно от водещата световна компания Bureau Veritas, стандартите ISO9001 и ISO27001 гарантират че компанията прилага най-високите стандарти по управление на качеството и на сигурността.

Организиране и индексиране на Вашите архиви

Ние ще ви предложим най добрите световни практики по организацията на вашия архив, така че всеки документ да бъде намерен по най-бързия начин. При организацията на архива ще се съобразим с вашите корпоративни политики, законовите и данъчни изисквания.

Архива се описва в специализиран Електронен Регистър Safe Search Web който позволява организация адаптирана към спецификата на всеки отдел. Safe Search Web е резултат на десетгодишен опит от работа със сложни организации и структура на документооборота.

Вашия архив ще бъде опакован в специални архивни кутии разработени от HDS които позволяват :

• Уплътняване на архива, така, че да се оптимизира обема и да се съкратят разходите
• Предпазване от влага, достъп до светлина, механични влияния
• Архивните кутии са с оптимални размери и тегло, така че да бъде лесен за работа

Ние разполагаме с уникални скрепители, които позволяват плътно скрепяване за добра механична устойчивост на документите, които няма да се деформират в резултат на многогодишно съхранение. Избягва се ползването на скъпоструващи папки и от подвързване.

Събиране на архив от страната

Ние сме единствената компания със собствен транспорт и с графици за събиране на архиви от цялата страна. По този начин нашите клиенти могат да се възползват от предимствата на централизирано управление : бърз достъп до всеки документ, съблюдение на политиките, и минимална себестойност на управление и съхранение.

Достъп за поръчки до вашите архиви

Ние предоставяме криптиран достъп към Safe Search Web се на оторизираните служители, като се управлява стриктно правата на достъп, например към документите от определен тип на съответен отдел или подразделение.

Поръчките се правят онлайн, като системата измерва и отчита нивото на обслужване.

Доставка на документи

Когато в ежедневната Ви работа, както и по време на одити и вътрешни проверки се наложи да ползвате документи от Вашия архив, Вие можете бързо да изискате доставка на даден документ или архивна единица в нужния Ви срок.

Ние поемаме ангажимента да Ви ги доставим незабавно в оригиналната им хартиена форма, или в сканиран електронен формат, така че да можете да ги използвате веднага, без да губите време и ресурс за тяхното търсене. След като приключите с използването на поисканите оригинали, ние ще ги вземем отново и ще ги върнем обратно на местата им за съхранение.

Безопасно и сигурно съхранение за Вашите документи

Ние разполагаме със специализирани архивохранилища, където Вашите документи биват съхранявани, съгласно всички действащи стандарти за сигурно и безопасно съхранение на хартиени документи.

Помещенията са защитени срещу проникване, влажност и температура се следят от съответните системи, противопожарната безопасност е осигурена чрез пожароизвестителна система. Детектори за пожар са свързани с местната пожарна служба и СОТ с цел мигновена реакция при нужда. Сградата е оборудвана със спринклери и други пожарогасещи инсталации. Също така е осигурена защита от гризачи и насекоми, както и от наводнения.

Сградите са под постояненно видео наблюдение и се охраняват от жива охрана 24 часа, 7 дни в седмицата.

С нас Вашите документи са в по-голяма безопасност, отколкото биха били във Вашите собствени помещения. Не е нужно да увеличавате вашите разходи за площ и оборудване за съхранение, както и за системи за защита и наблюдение. Вашите документи се съхраняват анонимно и далеч от офисите Ви, като само оторизиран персонал има достъп до системата за управление на архиви, чрез която имате връзка с Вашите документи.

Назад